Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca satın alımı planlanan, Bayındırlık Bakanlığı, MSB, DSİ, Karayolları, İller Bankası gibi çeşitli kamu kurum ve kuruluşları tarafından bir Poz. No. ile tanımlanarak fiyatları belirlenmiş olan ürün/imalat kalemleri dışında, ÖZEL BİRİM FİYATLI olarak tanımlanan Sistem, Cihaz ve yedekleri ile ihtiyaç duyumsanan tüm ürün ve hizmetlere ilişkin, ihale öncesinde ihaleye yönelik YAKLAŞIK MALİYET’ inin oluşturulması amacıyla birim fiyat ve/veya bedellerinin belirlenmesi çalışmalarıdır.

"Fiyat tahminleri ile kamu kurum ve kuruluşları tarafından ihalelere ilişkin olarak istenen yaklaşık maliyetler, çalışma alanında yapılacak araştırmalar sonucunda veya ilgili meslek komitesinin görüşü alınmak suretiyle yapılır. Ancak bu tahminler odayı veya bunların şubelerini hukuken bağlamaz." (Oda Muamelat Yönetmeliği - Md.40)

Yaklaşık Maliyet'e Yönelik Başvurular İçin Talep Edilen Belgeler 

1. İlgili Kurumun talep yazısı
2. Malzeme listesi
3. Teknik Şartname
4. Teknik Çizim (Yaklaşık maliyet talep edilen ürün/imalat özel üretim ise, teknik çizim gönderilmesi gerekmektedir)
5. İdari Şartname (İdari şartnamede fiyata etki eden birtakım özel şartlar ve belirlemeler mevcut ise idari şartnamesinde gönderilmesi gerekmektedir)
6. Numune (Numune ile yaklaşık maliyet tespiti talep ediliyorsa, ürün numunelerinin mutlaka iletilmesi gerekmektedir)

Yaklaşık Maliyet Başvurularında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar 

1. Yaklaşık maliyete yönelik taleplerin konularına göre (İnşaat, boya, hırdavat, izolasyon, klima, ısıtma vs.) ayrı ayrı yazılar ile yapılması gerekmektedir.
2. Medikal ürünlere ilişkin yaklaşık maliyet taleplerinde, ana bilim dallarına göre (Kulak-Burun-Boğaz, Cildiye, Ortopedi, Kardiyoloji, Genel Sarf vs.) ayrı ayrı yazılarla müracaat edilmesi gerekmektedir.)
3. Talep yazısı, ilgili kurumu temsil ve imzaya yetkili kişilerce imzalanmalıdır.
4. Talep yazısı, tarih ve çıkış numarası almış olmalıdır.
5. Talep yazısında, fiyat bilgisi talep edilen kurum açıkça belirtilmelidir.
6. Talep yazısında, fiyat bilgisi talep edilen konuya ilişkin bilgi almak maksadıyla irtibat kurulacak, kurum personelinin Adı-Soyadı ve irtibat telefon, faks ve e-mail adresleri belirtilmelidir.
7. Yaklaşık maliyet talep edilen ürün/imalata ilişkin ihtiyaç/talep miktarları belirtilmelidir.
8. Yaklaşık maliyet talep edilen ürün/yada imalat çok kalemden oluşuyor ise, malzeme listesinin Excel formatında düzenlenmiş olması, disketle veya e-mail ile gönderilmesi gerekmektedir.
9. Yedek parça niteliğindeki ürünlere ilişkin yaklaşık maliyet taleplerinde, her marka araç için ayrı ayrı yazı ile müracaat edilmesi, marka, model ve yedek parça numaralarının belirtilmesi gerekmektedir.